812 680-08-88
г. Санкт-Петербург,
Индустриальный проспект, д.44 корпус 2
схема проезда

Офисный переезд - статьи: как подготовиться к переезду офиса

Заказать
logo
Офисный переезд - статьи: как подготовиться к переезду офиса

Подготовка к перевозке не менее важна, чем сами работы по переезду. И это одинаково справедливо и в случае с небольшим офисом, и для крупной компании – разница лишь в масштабах подготовительных работ.

Подготовка к переезду

Минимум за 2-3 недели до въезда в новый офис нужно предупредить и нового арендодателя, и старого о переезде. На практике же этот срок лучше удлинить до пары месяцев. Таким образом, арендодатели смогут лучше подготовиться сами.

Также заранее потребуется предупредить деловых партнеров и клиентов о грядущем переезде. Делается это отдельным письмом для каждого. Кроме того, соответствующую информацию нужно будет разместить на официальном сайте компании. В письме, информирующем о переезде, обычно указывается следующее:

  • Дата и сроки планируемого переезда;
  • Причины, по которым переезд осуществляется;
  • Информация о том, остановится ли работа компании, либо о том, какие функции будут выполняться и в какой степени;
  • Контактная информация для экстренной связи – в случае необходимости решения каких-либо срочных вопросов.

За пару недель до переезда нужно начинать поиски мувинговой компании. Такой запас времени позволит выбрать оптимальный вариант, а также работникам начинать без лишней суеты собирать вещи в дорогу. Рекомендации по выбору компании-перевозчика заслуживают отдельной статьи, так что здесь охватить всю информацию по данной теме не получится.

Также заранее приобретается весь упаковочный материал. Сегодня многие компании по организации переездов предлагают целые комплекты, предназначенные на то или иное количество рабочих мест.

За несколько дней до начала работ по переезду следует завершить план переезда. Сюда, как правило, входит график переезда по отделам, а также иная логистическая информация: число требуемых машин, количество человек на погрузке-разгрузке и т.д.

Кроме того, составляется план нового офиса с описанием расстановки оборудования на новых рабочих местах. Следование этому плану позволит максимально быстро осуществить «обживание» на новом месте.

Подготовительные работы включают в себя и заботы о перевозимых нестандартных грузах. Таких, как сейфы, банкоматы, серверные станции и т.д. Разумеется, что в общем потоке такое ценное оборудование перевозить нельзя. И потому для него потребуется выделить отдельный график.

Не повредит и распределение обязанностей между сотрудниками в период переезда. Чтобы каждый работник мог четко представлять себе круг его задач. Благодаря этому работа офиса даже в авральном режиме не остановится. Ведь каждый день, а то и час простоя – это дополнительные убытки для компании.

Офисный переезд – это весьма непростая логистическая задача. Но и она вполне по плечу каждому руководителю. Так что приведенные выше рекомендации помогут перенести переезд с минимальными временными и финансовыми потерями.

Заказать услугу